マイナンバー制度とは？
マイナンバー（社会保障・税番号）制度は、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもので、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤となる。（なお、法人には13桁の法人番号が指定される。法人番号はマイナンバーのような規制はなく、オープン制である。＝誰でも自由に閲覧、利用することができる。）法人番号の通知公表スケジュールはこちらです。
マイナンバーは、国や地方公共団体などで、社会保障、税、災害対策の３つの分野のうち、法律か自治体の条例で定められた手続でのみ使用される。平成２８年１月以降、年金、 医療保険、雇用保険、福祉の給付や税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載が求められることになる。（将来的に預金口座等の資産との連動もされる予定）
マイナンバーは、生活の様々な場面で利用することになる。具体的には、
① 子どものいる家庭では、児童手当の毎年の現況届の際に「市区町村」へマイナンバーを提示
② 厚生年金の裁定請求の際に年金事務所に「マイナンバー」を提示
③ 証券取引や保険に入っている人が、配当や保険金を受け取る際、証券会社や保険会社にマイナンバーを提示し、金融機関が法定調書に記載
④ 従業員として雇用されている人が、勤務先にマイナンバーを提示し、勤務先が源泉徴収票に記載といった場面でマイナンバーを利用
マイナンバーは、法律で定められた目的以外にむやみに他人に提供することはできず、また使用できない。他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になる。（例 ４年以下の懲役または200万円以下の罰金等重い刑が科される等）また罰則の適用のみで留まらず、補償のための費用負担と社会的信用の失墜にも繋がる。
※2017年1月からはマイナポータルというインターネット上の自分専用のページで個人情報（社会保険料や税金の納付状況等）を確認できるようになる予定。
マイナンバー制度を悪用した事件・事例
①マイナンバーカードの登録に金がかかると嘘をつき、現金をだまし取った女が逮捕された。
女は市役所職員をかたって、市内の79歳男性宅を訪ね、「マイナンバーカードの登録に金がかかる」と嘘をつき、現金1万2,000円をだまし取った詐欺の疑いが持たれている。
②公的な相談窓口を名乗る人物から、電話で偽のマイナンバーを伝えられた。その後、別の男性から「公的機関に寄付をしたい」「マイナンバーを貸してほしい」と連絡があり教えた。その後、寄付を受けたとする機関を名乗る人物から連絡があり、「マイナンバーを教えたことは犯罪にあたる」と現金支払いを要求され、郵送と手渡しで数百万円を払ってしまった。
③役所の職員を名乗る男から「あなたのマイナンバーが流出している。登録を抹消するには第三者の名義を貸してもらう必要がある」と電話があった。
女性は教えられた番号に電話して名義貸しを依頼。その後「名義貸しは犯罪になり、逮捕される」と電話があり、解決するための現金を要求された。
振り込みのために、銀行で３４０万円をおろそうとしたが、銀行員が詳しくたずねたことで未然に防ぐことができた。
④「マイナンバーの調査なので家族構成を教えて」との不審電話が、全国各地で確認されている。家族構成を聞いてくるものだが、これは別の詐欺に使うための事前調査の可能性が高い。
⑤「マイナンバー制度が始まると、あなたの貯金が税務署にバレる。金を買って財産にしたほうがいい」という電話。怪しいので電話を切った。
⑥区役所職員を名乗る４０代の女性が訪問。「マイナンバーの手続きで印鑑が必要」として書類１枚に押印させて立ち去った。
通知カードの交付
平成２７年１０月以降、住民票を有する方に１２桁のマイナンバー（個人番号）が通知（市区町村から住民票の住所あてに「通知カード」が簡易書留で、世帯分まとめて封筒に入れられ郵送）される。外国籍でも住民票がある中長期在留者や特別永住者などの外国人も対象となる。
※個人番号の付番は、平成27年10月5日に住民登録している日本人および外国人に一斉に行われる。（この付番と同時に住民票に個人番号が記載される予定。）住民票上の住所と現在の居所が異なる場合には通知カードを受けることができないため、市区町村へ住民異動の届出をする必要がある。
下記は受付終了しています。↓
ただし、以下の方については特例として現在の居所へ通知カードを送付することができるようになる。
①東日本大震災の被災者で住所地以外の場所へ避難している方
②ドメスティック・バイオレンス（DV）、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者「DV等被害者」の方で、住民票を残して、別の場所（居所）にお住まいの方
③長期間にわたって医療機関・施設等に入院・入所することが見込まれ、かつ、入院・入所期間中は住所地に誰も居住していない方 等
特例を受けるためには「通知カードの送付先に係る居所情報登録申請書」を平成２７年９月２５日までに（持参または必着）住民票のある市区町村役所または区役所へ提出する必要がある。なお、申請の際には以下の書類の添付が必要となる。
申請者の本人確認書類（運転免許証など）、居所に居住していることを証する書類（公共料金の領収書など）、代理人の代理権を証明する書類（委任状など）［代理人が申請する場合］、代理人の本人確認書類（運転免許証など）［代理人が申請する場合］
個人番号カードの交付
１枚で本人確認が可能な「個人番号カード」は、氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーに加え、顔写真が表示される。番号の通知の際に申請書が同封されるので、申請により、個人番号カードの交付を無料で受けることができる。（20歳以上は10年更新、20歳未満は5年更新）
なお、個人番号カードの申請については、スマートフォンなどで撮影し、オンラインでの申請も可能となる予定。
個人番号カードは、本人確認のための身分証明書として利用できるほか、ＩＣチップに搭載された電子証明書を用いて、e‐Taxなどの各種電子申請が行えるほか、図書館利用証や印鑑登録証などお住いの自治体が条例で定めるサービスにも使用できる。
個人番号カードは平成28年1月以降、ご本人が市区町村の窓口で受け取ることができる。受け取りの際には以下の書類等が必要となる。
①「通知カード」
②申請後に届く「交付通知書（はがき）」
③運転免許証などの「本人確認書類」
※住所変更、氏名変更等で、通知カード又は個人番号カードの記載内容に変更があったときは、１４日以内に市町村に届け出て、カードの記載内容を変更してもらわなければならない。
社会保障関係書類へのマイナンバー等の記載時期
①雇用保険については、税と同様、平成28年１月１日提出分から 雇用保険新様式（案）
②健康保険・厚生年金保険については、平成29年１月１日提出分から 社会保険新様式（案）
個人番号又は法人番号の記載が必要となる。（なお、健康保険・厚生年金保険でも新規適用届等に法人番号は平成28年1月1日提出分から記載することとなる）
※労災保険の以下の書類にもマイナンバーを記載することとなる予定。ただし、事業主が提出するのか、労働者が提出をするのか、また、どのように提出をするのかについては、現在検討中とのこと。
障害補償給付支給請求書（告示様式第10号）
遺族補償年金支給請求書（告示様式第12号）
傷病の状態等に関する届（告示様式第16号の２）
障害給付支給請求書（告示様式第16号の７）
遺族年金支給請求書（告示様式第16号の８）
遺族補償年金、遺族年金転給等請求書（告示様式第13号）
年金たる保険給付の受給権者の住所・氏名、年金の払渡金融機関等変更届（告示様式第19号）
既存の従業員・被扶養者分の個人番号についても、平成28年１月以降いずれかの時期に、報告をすることとなる予定。
日本年金機構や各健康保険組合において、個人番号を利用して 行政機関間の情報連携を行うことにより、これまで必要であった住民票や 所得証明書などを省略することができるようになる。
税務関係書類へのマイナンバー等の記載時期
国税庁のこちらのページをご覧ください。不明な点は税理士さんにご確認ください。
マイナンバー取得時の本人確認方法
従業員の採用時等、各種手続き実施のため、本人からマイナンバーを取得することになる。
本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な番号確認と身元確認を行う必要がある。
① 個人番号カード（番号確認と身元確認） ←おすすめ
② 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③ 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要がある。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められる。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められる。
マイナンバーについて事業主が講じなければならない安全管理措置
従業者に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
※「従業者」とは、事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。
（１）組織的安全管理措置
①組織体制の整備
②取扱規程等に基づく運用
③取扱状況を確認する手段の整備
④情報漏えい等事案に対する体制の整備
⑤取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
（2）人的安全管理措置
①事務取扱担当者の監督
②事務取扱担当者の教育
（3）物理的安全管理措置
①特定個人情報等を取り扱う区域（特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域「管理区域」及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域「取扱区域」）の管理
②機器及び電子媒体等の盗難等の防止
③電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
④個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
（4）技術的安全管理措置
情報システムを使用して個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う場合に必要な措置。
①アクセス制御
②アクセス者の識別と認証
③外部からの不正アクセス等の防止
④情報漏えい等の防止
マイナンバー制度開始に向けた具体的な業務
（１）社内体制の整備
①個人情報の取り扱いについての組織体制として、総責任者、事務取扱担当者、システム責任者等を決定
→誓約書を提出してもらう。
②特定個人情報の安全管理措置の検討（取扱事務・管理方法の確認、区域管理、漏えい防止等）
特定個人情報等を取り扱う区域例
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①管理区域 ②取扱区域 ※①、②でパソコン等を使用する場合にはアクセス制御をする、パスワードをかける、ワイヤーロックを掛けるなどして漏えい防止対策を講じる。 ③執務区域 ④社内共有スペース |
③特定個人情報についての基本方針および特定個人情報取扱規程の作成、就業規則の変更（会社のホームページに掲載・社内の掲示板等に掲示なども）→従業者や対外に向けて周知
特定個人情報取扱規程ひな型（ワード） ・・・必要最小限のひな型となっていますので必要事項がある場合は追記・修正ください。
※中小規模事業者については、特定個人情報取扱規程作成は義務づけられていませんが、組織体制や安全管理体制を確認する意味でも作成をお勧めします。
「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員の数が100人以下(事業年度末の人数)の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいう。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
・金融分野の事業者
・個人情報取扱事業者
④マイナンバーに対応した給与・会計システムへの対応（クラウドシステムを利用することで安全管理措置をクリアーできる場合もある。）
（２）マイナンバー収集対象者の洗い出し
①従業者（役員、パート、アルバイトも含む）とその扶養家族
②報酬、料金、契約金および賞金の支払先（顧問税理士、社労士などの外部専門家・講師などへの講演料、原稿料など）
③不動産使用料の支払先
④配当の支払先
（３）マイナンバー収集対象者への周知と番号の収集と運用
①住民票の住所の確認とアナウンス
→マイナンバー制度開始に伴う住民票確認のお願いひな型（ワード）の配布・掲示・配信等
→ＤＶ被害者等特例のリーフレットチラシ の配布・掲示・配信等
②マイナンバー通知カードの厳重保管願いの通知と個人番号カード取得の勧奨
→マイナンバー通知カードの厳重保管願い兼個人番号通知カード取得の勧奨ひな型（ワード）の配布・掲示・配信等
③マイナンバーの収集
2015年12月の年末調整までにマイナンバーに関する社内体制が整備できている場合
→制度開始前の既存の従業者については2016年度の扶養控除申告書収集時に併せてマイナンバーを収集する。2016年1月以降入社する従業員については、入社の際に個人番号を記載した扶養控除申告書を提出してもらう。（下記の個人番号台帳兼届出書で集めてもよい）
2015年12月の年末調整までにマイナンバーに関する社内体制が整備できていない場合
→年末調整時の扶養控除申告書の個人番号は記載なしで収集し、マイナンバーの届出書とその後管理用に使用できる個人番号台帳兼届出書エクセルひな型を使用して、収集する。（←おすすめ）
2016年1月以降入社する従業員については、個人番号台帳兼届出書を入社時に提出してもらう。
2016年1月以降退職する従業員については、個人番号台帳兼届出書を退職届と一緒に提出してもらう。
2016年1月以降雇用保険の各種継続給付を請求する従業員については、その際に個人番号台帳兼届出書を提出してもらう。
上記に該当しない従業員については、2016年度の年末調整時までには人番号台帳兼届出書を提出してもらう。
④マイナンバーの適切な運用する。
・一般的な事業所では「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、本人等に個人番号の提供を求めることができる。したがって、例えば個人番号を社員番号代わりに利用するなどの目的でマイナンバーの提供を求めることはできない。
・別法人等グループ会社間で従業員が異動するので、マイナンバーを会社間で移動させようとする場合は「提供」に該当し、マイナンバーを会社間で受け渡すことはできない。（同一法人内でのマイナンバーの移動は｢提供｣ではなく「利用」に該当する）
・個人番号は限定的に定められた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で利用することになる。個人番号は、たとえ本人の同意があったとしても利用目的（税・社会保障関係等）を超えて利用することはできまない。利用目的を超えて個人番号を利用することができるのは、次の2つの場合のみに限定されている。
（１）激甚災害が発生したとき等に金融機関が金融の支払いをするために個人番号を利用する場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために個人番号を利用する必要がある場合
・事業者は、個人番号を本人から取得する際に、利用目的を特定して通知しなければならない。→就業規則、取得時に配るお知らせに明記
・取得した個人番号への アクセス履歴、利用履歴 の管理をしなければならない。（取得日時、利用日時と利用目的、廃棄の日時等→個人番号台帳兼届出書ひな型（エクセル）の備考欄へその都度記入するなどして履歴を残す等）
・個人番号関係事務または個人番号利用事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元できない手段で削除または廃棄をするなど、適切に運用をする。（書類に記載されているマイナンバー欄を黒く塗りつぶして保存するという管理法もある）
マイナンバーに関係する主な書類の法定保存期間
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関連文書類 |
起算日 |
保存期間 |
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給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書 |
法定申告期限 |
7年間 |
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給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書 |
課税関係終了日 |
7年間 |
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源泉徴収簿 |
法定申告期限 |
7年間 |
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雇用保険被保険者関係書類（雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、離職証明書の事業主控等） |
完結の日 |
4年間 |
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労災保険に関する書類 |
完結の日 |
3年間 |
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労働保険の徴収・納付等の関係書類 |
完結の日 |
3年間 |
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健康保険・厚生年金保険に関する書類 |
完結の日 |
2年間 |
（４）委託先・再委託先の体制確認と監督
税理士、社会保険保険労務士などに各種手続き等を委託している場合は、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
→委託先（社労士・税理士等）と個人情報の取り扱いに関する覚書を締結
長澤労法管理事務所の特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
長澤労法管理事務所（以下、「当事務所」といいます）は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む基本方針を定めます。
(1)特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。
(2)安全管理措置について
当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
(3)関係法令・ガイドライン等の遵守について
当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
(4)特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、全従業員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
制定日：２０１５年９月１日
長澤労法管理事務所
所長 長澤 淨美
当事務所特定個人情報お問合せ窓口
特定個人情報管理責任者 長澤 賢
電話：042-626-0808 平日9：00～18：00
長澤労法管理事務所で取り扱う事務の範囲および利用目的
当事務所が、当事務所の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
(1)当事務所の従業員に係る個人番号関係事務
①雇用保険届出事務※
②労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
③給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
(2)第三者（従業員の被扶養者を含む。）に係る個人番号関係事務
①報酬・料金等の支払調書作成事務
②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③国民年金第3号被保険者届出事務
④不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
(3)委託契約に基づく個人番号関係事務
①雇用保険届出事務※
②健康保険・厚生年金保届出事務※
③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④賃金計算事務等
上記(1)～(3)に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※(1)①②、(3).①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。